Datenschutz

1. Verantwortliche und Kontakt

Für Datenschutzanfragen genügt eine Nachricht an die oben genannte E-Mail-Adresse.

2. Daten, Zwecke und Rechtsgrundlagen

Das Portal unterstützt die Organisation von Firmenleistungen, persönliche Terminbuchungen und die Bereitstellung von Rechnungen. Verarbeitet werden je nach Nutzung:

• Firmenname, interne Firmenzuordnung und Abrechnungsmodell;
• E-Mail-Adresse, Benutzerkennung, Rolle, Aktivierungs- und Sperrstatus;
• Einladungsdaten und deren Aktivierungs-, Ablauf- oder Widerrufsstatus;
• Auftragsbezeichnung, Leistungsdatum, Zeiten, Ort, Status und gegebenenfalls vereinbarter Betrag;
• freigegebene Massagezeiten sowie persönliche Buchungs- und Stornierungsdaten;
• Rechnungs-PDFs, Rechnungsnummer und -datum, Empfängerzuordnung, Dateiangaben, Zahlungsart und Zahlungsstatus;
• Passwort-Hashes, Sitzungs- und Sicherheitsnachweise, Wiederherstellungscodes in gehashter Form, Resetlinknachweise sowie Wiederherstellungsanfragen.

Soweit die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen oder zur Bearbeitung Ihrer vorvertraglichen Anfrage erforderlich ist, beruht sie auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die betriebliche Organisation mit Firmenansprechpartnern, die Bereitstellung arbeitgeberfinanzierter Angebote sowie Zugangsschutz und Missbrauchsabwehr beruhen, soweit keine andere Grundlage einschlägig ist, auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen sind die zuverlässige Koordination der vereinbarten Leistungen und der Schutz der Konten und Dokumente. Gesetzlich erforderliche Abrechnungs- und Aufbewahrungsvorgänge beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den jeweiligen steuer- und handelsrechtlichen Vorschriften.

Eine gegebenenfalls notwendige Einwilligung wird gesondert eingeholt. Die Datenschutzhinweise selbst sind keine Einwilligungserklärung.

3. Herkunft und Erforderlichkeit der Angaben

Kontaktdaten und Firmenzuordnungen können von Ihnen selbst, von Ihrer Firma beziehungsweise deren autorisierten Ansprechpartnern oder aus der vorangegangenen Auftragsabstimmung mit Sabrina stammen. Einladungen werden durch die Betreiberin angelegt. Eine offene Selbstregistrierung gibt es nicht.

Für einen persönlichen Portalzugang sind insbesondere E-Mail-Adresse, Firmenzuordnung und ein eigenes Passwort erforderlich. Ohne diese Angaben lässt sich der individuelle Zugang nicht bereitstellen. Eine allgemeine gesetzliche Pflicht zur Nutzung des Portals besteht nicht. Für eine alternative Terminabstimmung wenden Sie sich bitte per Telefon oder E-Mail an Sabrina.

4. Wer welche Inhalte sehen kann

Die Betreiberin verwaltet Firmen, Konten, Aufträge, Termine und Rechnungen. Firmenkonten erhalten Zugriff auf die für ihre Firma vorgesehenen Aufträge und Firmenrechnungen. Mitarbeitende sehen die buchbaren Zeiten ihrer Firma, die eigenen Buchungen und die persönlich zugeordneten Rechnungen. Firmenkonten haben im Portal keine Ansicht individueller Buchungslisten oder persönlicher Selbstzahlerrechnungen. Welche personenbezogenen Angaben ein hochgeladenes Firmenrechnungs-PDF enthält, hängt vom jeweiligen Dokument ab.

Zur Funktionsprüfung kann die Betreiberin eine schreibgeschützte Vorschau eines aktiven Firmen- oder Mitarbeitendenkontos öffnen. Dabei wird keine Kundensitzung angelegt; das Kundenpasswort wird dafür nicht benötigt.

Externe Stellen erhalten Daten nur, soweit eine Rechtsgrundlage besteht, etwa zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten. Beim eigenständigen Kontakt per E-Mail oder Telefon werden die jeweils erforderlichen Angaben zusätzlich über den betreffenden Kommunikationsanbieter verarbeitet. Das Portal versendet derzeit keine automatischen E-Mails und führt keine Onlinezahlungen aus.

5. Cloudflare-Hosting, technische Verbindungsdaten und Ausland

Das Firmenportal wird über Cloudflare Workers betrieben; Konten, Buchungen, Aufträge und Rechnungsdateien werden in Cloudflare D1 gespeichert. Anbieter ist Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, USA, mit verbundenen Unternehmen und eingesetzten Unterauftragnehmern. WebsiteButler/dogado ist nicht der Hostinganbieter dieses Firmenportals.

Bei Aufrufen werden technisch erforderliche Verbindungs- und Anfragedaten verarbeitet, darunter IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufener Pfad sowie Browser- und Geräteinformationen. Soweit Betriebs-, Fehler- oder Sicherheitsprotokolle aktiviert sind, können entsprechende Metadaten gespeichert werden. Die Verarbeitung dient dem Betrieb, der Fehlerbehebung und dem Schutz vor unbefugtem Zugriff (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Portal-Anwendung schreibt keine Passwörter oder Dokumentinhalte in eigene Konsolenprotokolle.

Für Cloudflares Verarbeitung von Portalinhalten im Auftrag gilt das Data Processing Addendum (Vertrag zur Auftragsverarbeitung). Dieses ist nach Ziffer 6.1 Bestandteil des Cloudflare Self-Serve Subscription Agreement. Cloudflare setzt weitere Dienstleister nach den dortigen Bedingungen ein; Informationen hierzu enthält die Liste der Unterauftragnehmer. Soweit Cloudflare technische Betriebs- oder Sicherheitsdaten für eigene Zwecke verarbeitet, beschreibt dies ergänzend die Datenschutzrichtlinie von Cloudflare.

Cloudflare betreibt ein internationales Netzwerk. Daten können deshalb auch in den USA und anderen Ländern außerhalb der EU beziehungsweise des EWR verarbeitet werden. Die Beschränkung unseres Angebots auf Deutschland bedeutet keine Beschränkung aller Verarbeitungsschritte auf Deutschland. Eine ausschließlich deutsche oder europäische Verarbeitung wird nicht zugesichert.

Cloudflare erklärt seine Teilnahme am EU–US Data Privacy Framework. Soweit eine Übermittlung an Cloudflare in den USA vom dafür geltenden Angemessenheitsbeschluss erfasst ist, richtet sie sich nach Art. 45 DSGVO. Für Übermittlungen, für die ein solcher Beschluss nicht greift, sieht Cloudflares Data Processing Addendum insbesondere die EU-Standardvertragsklauseln und gegebenenfalls ergänzende Schutzmaßnahmen vor (Art. 46 DSGVO). Die Vertragsregelungen und Garantien sind über den oben verlinkten Auftragsverarbeitungsvertrag zugänglich; eine Kopie beziehungsweise weitere Informationen können Sie auch über unsere Kontaktadresse anfordern.

6. Anmeldung, Passwortwiederherstellung und Cookies

Passwörter werden bei der Eingabe über HTTPS an das Portal übertragen und dort als gesalzene Passwort-Hashes gespeichert. Sie bleiben nicht ausschließlich im Browser. Ein Login verwendet das technisch notwendige Cookie bwh_portal_session. Es dient der Zuordnung Ihrer Sitzung, gilt höchstens acht Stunden und ist auf das Portal beschränkt. Die Anmeldung kann durch Abmelden, Kontosperre, Kontolöschung oder Passwortwechsel früher beendet werden.

Für dieses unbedingt erforderliche Sitzungscookie ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG keine gesonderte Cookie-Einwilligung erforderlich. Die Verarbeitung personenbezogener Daten folgt den unter Ziffer 2 genannten Rechtsgrundlagen. Die Portal-Anwendung verwendet keine eigenen Analyse- oder Marketing-Cookies, keine externen Schriftanbieter und keine eigenen Werbetracker. Technische Verarbeitung durch den Hostinganbieter ist unter Ziffer 5 beschrieben.

Wiederherstellungscodes werden einmalig angezeigt und können von Ihnen gespeichert werden. Im Portal wird nur eine kontogebundene Hashfassung gespeichert. Ein verwendeter Code ist verbraucht; das Erstellen neuer Codes macht alte Codes ungültig. Persönliche Resetlinks sind einmalig und 30 Minuten gültig. Sie werden von Sabrina nach einer Identitätsprüfung über einen bekannten Kontaktweg manuell weitergegeben. Nach einem Passwortwechsel werden bestehende Sitzungen und vorherige Resetlinks ungültig.

Eine Wiederherstellungsanfrage enthält die Kontozuordnung und den Anfragezeitpunkt. Die öffentliche Antwort verrät nicht, ob ein entsprechendes Konto vorhanden ist. Sicherheitsnachweise zur Begrenzung von Fehlversuchen verwenden gehashte Schlüssel; die technische Sperrfrist beträgt regelmäßig 15 Minuten. Eine Gültigkeits- oder Sperrfrist ist nicht automatisch identisch mit der Löschfrist des gespeicherten Datensatzes.

7. Speicherdauer, Kontolöschung und Belege

Die Speicherdauer richtet sich nach Datenart und Zweck. Soweit im Folgenden keine feste Frist genannt ist, sind maßgebliche Kriterien die Dauer der Portalnutzung und Vertragsabwicklung, offene Buchungen, erforderliche Abrechnungsnachweise, gesetzliche Aufbewahrungspflichten und konkrete Sicherheits- oder Rechtsanspruchsfälle. Ein Konto allein rechtfertigt keine unbegrenzte Aufbewahrung aller zugehörigen Daten.

• Konten und Firmenzuordnung: für die vereinbarte Portalnutzung und die damit verbundene Betreuung. Entfällt die Zugangsberechtigung oder wird eine Löschung verlangt, werden die nicht mehr benötigten Kontodaten nach Prüfung offener Vorgänge und gesetzlicher Pflichten gelöscht beziehungsweise auf erforderliche Nachweise beschränkt.
• Aufträge, Buchungen und Stornierungen: für die Organisation und Durchführung des jeweiligen Einsatzes und anschließend nur, soweit die Angaben noch für Abrechnung, Nachweis oder konkrete Rechtsansprüche erforderlich sind. Aus einem Kundenkonto wird nicht automatisch eine medizinische Behandlungsakte.
• Anfragen ohne Auftrag: grundsätzlich 14 Tage nach abschließender Bearbeitung, sofern keine gesetzliche Pflicht oder ein konkreter Nachweisbedarf eine längere Aufbewahrung verlangt.
• Sonstige nicht mehr aktive Kundendaten: grundsätzlich zwölf Monate nach dem letzten Termin, soweit sie nicht für eine fortbestehende Firmenvereinbarung, einen weiterhin gewünschten Portalzugang, offene Vorgänge oder aufzubewahrende Unterlagen benötigt werden. Erforderliche Ausnahmen werden auf die betreffenden Daten beschränkt.
• Zugangs- und Sicherheitsnachweise: nur so lange, wie sie für eine nutzbare Anmeldung, Einladung, Wiederherstellung oder die Aufklärung eines konkreten Missbrauchsfalls erforderlich sind. Verwendete oder abgelaufene Nachweise ohne solchen Bedarf sind zu bereinigen. Die unten genannten Gültigkeitsfristen sind keine Zusage einer gleichzeitigen automatischen Datenbanklöschung.

Die technische Sitzungsdauer beträgt höchstens acht Stunden. Einladungslinks sind je nach gewählter Frist einen bis 30 Tage, Resetlinks 30 Minuten gültig. Nicht verbrauchte Wiederherstellungscodes bleiben bis zur Verwendung, Erneuerung oder Kontolöschung nutzbar. Eine allgemeine automatische Löschroutine für sämtliche Portalangaben ist nicht eingerichtet; erforderliche Prüfungen und Bereinigungen werden durch die Betreiberin veranlasst. Für eine Löschanfrage schreiben Sie bitte an sabrina@black-white.team.

Die Betreiberin kann Kundenkonten löschen. Dabei werden der bisherige Login, die gespeicherte Konto-E-Mail, Sitzungen und Einladungen entfernt. Gibt es Buchungs- oder Rechnungshistorie, kann dafür ein nicht anmeldbarer technischer Ersatzbezug verbleiben. Eine Kontolöschung storniert keine bereits gebuchten Termine und entfernt nicht automatisch sämtliche Inhalte aus Rechnungs-PDFs.

Rechnungen als Buchungsbelege sind regelmäßig acht Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 und Abs. 3 AO), grundsätzlich gerechnet ab dem Ende des maßgeblichen Kalenderjahres. Für andere Unterlagen oder bei besonderen gesetzlichen Gründen können andere beziehungsweise längere Fristen gelten. Soweit Belege weiterhin aufzubewahren sind, werden sie für den jeweiligen Nachweiszweck aufbewahrt und nicht allein wegen der Löschung des Portalzugangs verändert.

Soweit die üblichen Cloudflare Workers Logs verwendet werden, beträgt deren reguläre Aufbewahrung nach den aktuellen Anbieterangaben drei Tage im Free- beziehungsweise sieben Tage im Paid-Tarif. D1-Wiederherstellungskopien (Time Travel) umfassen tarifabhängig bis zu sieben beziehungsweise 30 Tage. Andere vom Anbieter für eigene Sicherheitszwecke verarbeitete Daten richten sich nach dessen Datenschutzinformationen; eigenständig angelegte Exporte oder Nachweise werden nur für ihren jeweiligen erforderlichen Zweck aufbewahrt. Datensicherungen können gelöschte Inhalte bis zum Ablauf des Sicherungszyklus enthalten. Bei einer Wiederherstellung müssen bereits umgesetzte Löschungen erneut berücksichtigt werden.

8. Gesundheitsangaben und NOELUTION

Das Firmenportal enthält keine Anamnesefunktion und fordert keine Diagnosen oder Gesundheitsberichte an. Bitte tragen Sie solche Angaben nicht in Auftragsbezeichnungen oder frei beschreibbare Felder ein und laden Sie keine medizinischen Unterlagen als Rechnungen hoch. Erforderliche Angaben zur sicheren Durchführung klären Sie bitte persönlich mit Sabrina. Werden dafür Gesundheitsangaben benötigt, erhalten Sie hierzu gesonderte Informationen und gegebenenfalls eine ausdrückliche Einwilligungsabfrage.

Im Firmenportal sind derzeit weder NOELUTION-Dialoge, Mikrofon- oder Sprachfunktionen noch eine Übermittlung an OpenAI oder einen anderen externen KI-Dienst angeschlossen. Die Angaben der Holistic-Hauptwebsite zu diesen Funktionen gelten nicht als Beschreibung der Portaltechnik. Es findet im Portal keine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung und kein entsprechendes Profiling statt.

9. Ihre Rechte und Beschwerdemöglichkeit

Sie haben im gesetzlichen Rahmen Rechte auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor dem Widerruf bleibt davon unberührt.

Widerspruch: Soweit die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, nach Art. 21 DSGVO widersprechen.

Für die Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an sabrina@black-white.team. Sie können sich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen. Soweit Ihr Arbeitgeber zusätzlich personenbezogene Angaben in eigener Verantwortung verarbeitet, gelten dafür dessen gesonderte Datenschutzinformationen.